Regelgeving omtrent vakantiedagen

De vakantieperiode is in volle gang. Als werkgever is het belangrijk om te weten hoe je moet omgaan met vakantieaanvragen en vakantiedagen van je werknemers. Hoe zit het bijvoorbeeld met wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, de opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte en wat te doen wanneer een werknemer ziek wordt tijdens zijn/haar vakantie? We zetten de regels voor je op een rij. 

Wettelijke en bovenwettelijk vakantiedagen
In Nederland bestaan er twee soorten vakantiedagen: wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen zijn vakantiedagen waar iedere werknemer recht op heeft. Het aantal dagen wordt berekend op basis van het aantal uur dat een werknemer per week werkt. Na een jaar werken heeft een werknemer recht op vier maal het aantal uren dat hij/zij werkt per week.

Daarnaast bieden veel werkgevers hun werknemers meer vakantiedagen aan dan het wettelijke aantal, ook wel bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Deze extra dagen zijn vaak vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of de cao.

Opbouw vakantiedagen tijdens ziekte
Zowel tijdens arbeid als tijdens ziekte bouwt een werknemer wettelijke vakantiedagen op. Dit geldt in principe ook voor bovenwettelijke vakantiedagen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of cao voor jouw bedrijf.

Vakantiedagen vervallen niet tijdens ziekte
Wanneer een werknemer niet in staat is geweest om wettelijke vakantiedagen op te nemen vanwege ziekte, dan vervallen deze dagen niet. De werknemer moet dit wel kunnen aantonen, en indien nodig, kan informatie van de bedrijfsarts of arbodienst vereist zijn. Niet opgenomen vakantiedagen blijven dan nog geldig voor vijf jaar.

Indienen vakantieaanvraag
Wanneer een werknemer vakantie op wilt nemen, dan moet hij/zij dit schriftelijk indienen, bijvoorbeeld via een digitaal HRM-systeem of via vakantiebriefjes. Gewoonlijk stel je de vakantieperiode vast conform de wensen van de werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om dit niet te doen. Heeft een werknemer een vakantieaanvraag ingediend, dan dien je als werkgever binnen twee weken te reageren.

Ziek gedurende de vakantie
Als een werknemer ziek wordt tijdens zijn/haar vakantie, worden deze ziektedagen niet gezien als vakantiedagen. De werknemer kan de vakantiedagen op een later moment alsnog opnemen. Het is wel van belang dat de werknemer zich tijdens de vakantie ziek meldt, waarbij de dag van ziekmelden geldt als de eerste ziektedag. Indien nodig moet hij/zij een medische verklaring van een lokale huisarts verkrijgen.

Zieke werknemer op vakantie
In sommige gevallen kan het voor een zieke werknemer goed zijn om tijdens langdurig verzuim op vakantie te gaan. Dit is toegestaan, mits goedgekeurd door de bedrijfsarts of arbodienst en wanneer het herstel niet belemmerd wordt.

Doorbetaling loon bij vakantie tijdens ziekte
Tijdens vakantiedagen moet je als werkgever 100% van het loon betalen, ook wanneer de loondoorbetaling bij ziekte is teruggevallen naar 70% in het tweede ziektejaar.

Vervaltermijn wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen moeten binnen zes maanden na het opbouwjaar worden opgenomen, anders vervallen ze. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een langere houdbaarheid van vijf jaar. In sommige gevallen mag je vakantiedagen ook uitbetalen aan je werknemer.

Let op: het is altijd aan te raden om de arbeidsovereenkomst of cao te raadplegen voor specifieke regels omtrent vakantiedagen.

Met bovenstaande regels in gedachten kun je er als werkgever voor zorgen dat je werknemers voldoende gelegenheid krijgen om van een welverdiende vakantie te genieten, zodat zij daarna weer vol energie aan het werk kunnen.