Ontslag bij disfunctioneren; wat komt daarbij kijken?

Soms komt het voor dat één van je medewerkers onder de maat presteert en hierdoor niet genoeg aan de functie-eisen voldoet. Dit betekent dat je medewerker disfunctioneert. Wat komt er allemaal bij kijken wanneer je wilt overgaan tot ontslag? 

Helder functieprofiel met functie-eisen
Het is belangrijk dat er voor iedere functie binnen je bedrijf een helder functieprofiel bestaat met de daarbij behorende functie-eisen. Zorg dat hierin een duidelijke omschrijving staat van het takenpakket, de opleidingseisen en de kwaliteits- en productie-eisen. Maak de functie-eisen duidelijk kenbaar aan (nieuwe) medewerkers en laat een nieuw of aangepast contract altijd ondertekenen.

Leg een personeelsdossier aan
Om de kans te vergroten dat een rechter goedkeuring geeft op een ontslag wegens disfunctioneren, is het belangrijk dat je het disfunctioneren van de medewerker goed onderbouwd. Leg hiervoor een goed personeelsdossier aan met hierin het contract, het functieprofiel, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en belangrijke correspondentie met de betreffende medewerker.

Voer het gesprek over het functioneren
Hou regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken met je medewerkers om de prestaties te bespreken. Maak in deze gesprekken eventueel disfunctioneren bespreekbaar en zoek samen naar een oplossing voor verbetering. Geef in beoordelingsgesprekken duidelijk aan hoe je vindt dat een medewerker presteert en onderbouw dit met duidelijke voorbeelden. Leg alles wat besproken is vast in een gespreksverslag en laat dit door de medewerker tekenen voor akkoord. Voeg dit gespreksverslag toe aan het personeelsdossier.

Koppel verbeterpunten direct terug
Ben je van mening dat één van je medewerkers disfunctioneert, koppel verbeterpunten dan direct terug aan de betreffende persoon en laat het niet doormodderen. Leg de verbeterpunten vast en deel deze, bijvoorbeeld via een e-mail, met de medewerker. Zo kan hij/zij aan deze punten werken.

Start een verbetertraject
Blijven de prestaties van de betreffende medewerker onder de maat, dan dien je nog een poging te doen om het functioneren van de medewerker te verbeteren met een verbetertraject. Dit kan bijvoorbeeld zijn: begeleiding bij de verbeterpunten, een opleiding aanbieden, onderzoek doen naar eventuele herplaatsing of een andere functie aanbieden.

Belangrijk om rekening mee te houden: indien de werknemer al langer werkzaam is binnen jouw bedrijf, zijn de eisen die aan een verbetertraject worden gesteld zwaarder. Trek dan ook voldoende tijd uit voor het verbetertraject.